培育优良行政文化，切实改善机关作风
2012.7.19
同志们：
今天，借开工作研讨会的机会，我想对培育优良的大学行政文化，进一步加强和改进学校机关作风建设，提出几点思考，与大家探讨如何通过大学行政文化和机关作风建设，切实增强机关部门的服务意识，提高服务水平，为学校推进世界一流大学建设做好服务。
应该讲，经过多年的努力，学校已经建设起比较好的行政文化，总的说来，学校党政机关各部门和院系党政管理人员的服务精神和服务态度是好的。同志们勤于职守，甘于奉献，在服务师生、服务教学科研一线方面做了大量卓有成效的工作，为学校事业发展做出了重要贡献。这一点，广大师生有目共睹，我自己也亲耳听到不少从校外新到我校工作的学者赞扬中山大学的行政文化和机关职员的服务精神。在此，我首先代表学校对从事党政管理工作的同志们表示衷心的感谢！
但是，我们也要清醒地看到，行政文化和机关作风建设是一项长期的工作，应该常抓不懈。近期我也不时听到有老师提出意见，说可能是由于大家对学校近年的发展产生了某种自我满足的情绪，也可能还有行政人员更替的因素，学校的行政文化有某些
“倒退”、“回潮”的迹象，我们保持多年的许多优良传统似乎有点淡薄了，特别是年青一代机关工作人员的专业精神、服务态度、职业能力和工作热情还有许多不能尽如人意的地方。
日前，学校机关党委就改进机关作风问题进行专题调研，听到了许多建设性的意见和建议。结合近年来的实际工作和师生反映的问题看，学校机关作风建设在以下几方面是应该引起重视的。一是在增强大局意识和工作责任感等方面有待加强，有些部门在工作时，不太愿意承担责任和风险，不够主动帮助基层协调工作；二是机关人员变化大，新人多，对业务不够熟悉，有时政策解释不到位，服务意识不够强，对基层情况不够了解，工作方法比较生硬；三是机关部门之间有时缺乏沟通和协调，学院办事难的现象时有发生；四是缺少制定处理具体事务的办事“规矩”。目前各个院系对机关作风意见比较大的，都集中在如何使用学生助理、接待来访师生时如何应对、如何打电话、如何接电话、如何发通知、如何收发公文这一类涉及细节的问题上,大而化之地讲，这些事情都可以视为我们的“行政文化”还不够好的例子，但反过来也可以说，要建设好大学行政文化，就是要从把这些看起来属于“日常小节”的问题抓起。五是各部门电脑管理系统数据兼容性和共享性不够完善，机关工作人员办公自动化应用的管理水平和技术水平有待提高。
针对这些问题，就培育优良的大学行政文化，进一步加强和改进机关作风建设，谈三点意见：
一、充分认识培育优秀的大学行政文化，改进机关作风建设的重要性和紧迫性
（一）进一步加强和改进机关作风建设是确保学校正常运作和落实各项决策的需要
学校党政机关，特别是各个职能部门，常常是学校各项重要政策和决策的具体制定者，也必然是这些政策主要的参与者和执行者。如果一个机关部门在决策执行过程中，不能站在全局思考问题，不能从基层的实际出发，就容易在执行中出现偏颇、或是落实不好。我们要注重通过加强机关作风建设，更好地推动学校决策正确和有效地落实。
（二）进一步加强和改进机关作风建设是加快推进国际化办学的需要
加快推进国际化办学是提升学校实力和水平，建设世界一流大学的必然路径。与国外一流高水平大学相比，学校在基础条件方面的差距在逐步缩小。目前一个主要弱项体现在国际合作与交流。尽管学校在国际合作办学方面取得了明显的成绩，在学生交换学习、教师学术交流等方面也做了许多努力，但就一些可以衡量的指标来看，学校的师资结构、学生来源、论著发表和课程设置等方面的国际化程度，与世界一流高校的水平差距还比较大。
解决这些问题，追赶世界一流大学，其中很重要的关键和前提，是学校服务管理要向国际一流大学水平看齐逐步培育形成适应国际化办学的工作作风。特别是随着学校国际化办学的不断推进，越来越多的人才从海外来到学校，这必然会对我们现有的观念、体制和作风形成新的挑战。机关工作人员身为学校的服务管理者，要更加主动适应这种变化，以更加良好的工作作风适应和推进学校的国际化办学。
（三）进一步加强和改进机关作风建设是提升学校软实力的需要
建设一流大学，仅仅依靠硬环境的改善和硬实力的提高，往往行之不远。优良的工作作风已经成为高校的竞争优势之一，是十分重要的“软实力”和宝贵的无形资产，这也就是我们强调要培育优良的大学行政文化的缘由。职能部门是培育优良行政文化、创造优良工作作风的主体。机关作风的好坏，不仅直接决定办事效率的高下和工作质量的优劣，直接影响到教学、科研和管理工作的总体水平，更影响到学校的总体形象，进而会成为师生员工和社会各界评判衡量学校管理者是否值得信赖、能否办好学、治好校的重要依据。只有不断改进机关作风、提高服务水平，才能进一步凝聚人心，切实维护学校的良好声誉，赢得师生员工和社会各界的信任支持，增强学校的软实力，推动学校事业科学发展。
（四）进一步加强和改进机关作风建设是促进和谐校园建设的需要
学校机关是广大师生反映问题、提出诉求的主要渠道，起着联系沟通、上传下达的重要作用。机关工作无小事，任何一件事情都可能涉及到师生员工的切身利益。如果作风建设抓得不紧，忽视师生诉求，工作不到位，师生反映的问题得不到及时解决，势必会影响到校园的和谐稳定。所以，我们切不可小看作风建设在建设和谐校园中发挥的巨大作用。
二、明确进一步加强和改进机关作风建设的新要求
学校机关建设，在不同时期有不同要求。当前，在加快建设世界一流大学的进程中，机关建设也赋予了新的内涵和要求。昨天许校长在讲话中提出学校行政管理要提高服务意识,提高统筹协调执行力,促进人心向学、人心向上，达成全校不断追求卓越的文化氛围。这也是对我们的加强和改进机关作风建设的明确要求，机关各部门要认真掌握学习校长的讲话精神，进一步做好工作。下面，我从不同角度，对加强和改进机关作风提三点要求。
（一）开拓进取
要有竞争意识。当前，国家和社会对高校的期望值越来越高，高校争夺发展空间和资源异常激烈。机关职能部门必须保持高度的竞争意识，主动谋划，积极进取，为学校发展争取条件和资源。
（主动争取资源，主动谋划，社会服务，附属医院发展空间）要有创新精神。要勇于创新，适应国内外环境的变化与发展，不断开创工作的新局面，主动独立解决工作难题决不回避，而不是仅仅停留在满足现有的工作水准。（体制机制上的问题，鼓励教授上课，鼓励老师跨学院上课）
要有务实态度。开拓进取的工作作风，要体现在对工作真抓实干上。要多跑基层，经常调查研究，认真贯彻落实上级、学校的精神和工作部署不走样，及时掌握师生动态和真实需求，以高度负责的态度对待本职每一项工作，全心全意做好服务。（对上对基层解决实际困难，对后勤保障期待很高）
（二）高效优质
要明确岗位职责。要做到高效优质,首先要明确岗位职责，理顺部门之间和部门内部科室的分工，对每一位机关工作人员提出明确的工作要求。针对有的教师反映机关人员变化大、新人多、业务不熟悉，我委托有关部门做了一个统计。近三年来，机关新聘和调入的增员有147人，退休、辞职、调出的减员有226人，如今机关工作人员一共有745人，三年内入职人员占19.7%；8个业务量较大的机关部门共有79个科级岗位，近三年来产生过21人次变动，占26.5%。总的来说，机关干部人员轮岗流动不算很大。但师生为什么会产生新人多、业务不熟悉的感觉，归根结
底是有些机关岗位职责还需要进一步明确，促使新职员尽快熟悉业务。
要提升工作能力。要在了解党的教育方针和高等教育规律的基础上，不断增强领会掌握和贯彻落实学校各种政策规定的能力。机关干部人员要不断练好内功，锻炼出扎实的文字能力、口头表达能力、一定的外语能力、办公自动化技能等，夯实做好工作的基础。举一个简单的例子，有老师向我反映，到学校某个部门办事，提供的是英文资料。负责办事的老师说请回去翻译成中文再拿回来办理。试问，如果学校每一个部门都是这样，缺乏必要的外文办事能力，学校机关工作能做到高效优质吗？这样的结果大家都很清楚,推进学校的国际化办学是无从谈起的。
要加强沟通协调。要胸怀学校发展的大局，跳出本部门利益的“小局”，以学校整体利益为重，主动做好与其他部门及院系的沟通协调，从建设世界一流大学的高度，思考问题，解决问题。（校长提出行政管理要提高协调执行力）
要深入调查研究。形成机制。
（三）热忱知礼
要热忱真诚。坚持以人为本，将自己置于师生之中，当教师的益友，做学生的良师，设身处地地考虑师生利益与情感因素，
以之作为机关工作的出发点，有针对性、人性化地开展工作，努力满足作为学校主体的师生个人与事业发展的需求。
要注重细节。学校职能部门服务的对象是有着较高文化层次和知识水平的教师和学生,中大师生是一个信奉学术自由和追求鲜明个性的群体，往往更加聪明、更加敏感。因此，工作上要格外注重细节，以耐心细致、精益求精的态度和精神，争取师生的认可、满意和支持。
要大方知礼。要注重机关作为学校窗口的形象，强调言行举止、行文办事要体现出中山大学作为知名学府的泱泱气度，充分展现机关干部人员的大方风貌。
三、落实加强和改进机关作风建设的重点工作
（一）抓队伍
加强学习培训，是抓队伍建设的根本举措。要进一步树立终身学习的思想，完善机关人员培训制度，提升机关人员的职业素养，不断提高机关人员的政治素质和业务素质，不断拓宽知识领域，更新知识结构，提高从事机关工作所必需的政策理论水平和综合能力，建立一支与世界一流大学相匹配的高素质、职业化、专业化的机关队伍。
除了学校以各种有效形式，为校部机关和院系办公室的同事们提供各种培训、学习的机会外，我想在这里特别强调，机关各
部处“守土有责”，要确实负起培养、训练本部门新入职同事的责任。也许下面的判断有失偏颇，但我确实听到一些教授的抱怨，他们说，现在到各个部处办事，正副处长态度大致都不错，科长们也还可以，架子较大、言语应对较不靠谱、服务态度和专业精神较差的，反而是年轻的科员。在大学行政运作中，“80后”对“60后”、“70后”的取代是必然的，年轻人聪慧机敏，眼界开阔，电脑技术好，英语水平高，有许多我们不及的地方。但这一代独生子女在人际交往、社会适应方面也确有诸多不够成熟之处，要让年轻的同事尽快融入我们大学优良的行政文化之中，尽快了解、掌握自己的工作职责和办公室正常的工作规矩，尽快成长为与中山大学的学术声誉和社会声誉相称的高度专业化的大学职员，更多的要拜托今天在座的各位，主要得依靠各个部处的内部培训。
（二）抓制度
制度建设是机关作风建设取得实效的重要保障，机关各部门之间要加强沟通，互相交流学习，把本部门在作风建设方面的成功做法和既有经验用制度的形式固定下来、坚持下去，形成作风建设的长效机制。当前，重点要抓好两项工作。
一是要明确工作规范。学校正在制订《行政工作规范》，从满足师生服务需要出发，结合我校实际，推进机关改革，简化办
事流程，明确办事指南，推行首问责任制、限时办结制、信息公开制等制度，理顺部门之间、部门内部界限不清、职责不明的现象，实行目标管理，形成分工合理、职责明确的运转机制，处理好分工与协作的关系，制定和进一步完善严格的办事程序，强化机关的工作职责。
（党政联席会议制度）
二是要完善评价机制。坚持以工作实绩和师生满意度作为机关管理服务工作评价的主要标准，完善监督检查和意见征求及反馈机制，积极探索师生满意度测评的有效形式和内容，将测评结果作为机关作风转变评定的重要依据。
（三）抓办公环境
优化办公环境是加强和改进作风建设的重要保障，当前的重点工作是加强网络和管理信息系统的支撑作用。要注重加强系统建设和数据共享，将各业务系统与个人相关的数据、应用进行整合，使个人的信息与数据集中展示，方便教工、学生查看个人信息及操作与个人有关的业务；注重统一入口，集成更多的系统，使师生不需要再通过各个入口来使用系统，增强用户体验；注重完善填表设计，减轻师生填表负担，提高师生使用系统的效率。
同志们，优良的行政文化的培育和机关作风的构建，是一项
关系全局具有基础性、根本性意义的长期性工作，除了好的制度设计及其贯彻落实外，我们还需从中山大学悠久的优秀文化传统中汲取营养。大学管理，尤其是有着悠久历史和优良传统的大学的管理工作，绝不能忽视和违背学校所特有的大学精神和文化特质。普通大学的运作靠制度，而一流大学的运作主要靠传统，也就是大学文化。勿庸置疑，中山大学是一所很好的大学，我们在大学管理包括机关工作中，要懂得更加自觉地尊重和借助学术传统和大学文化的力量，对文化和传统心存敬畏，而不是单纯依靠行政架构和行政命令进行机械的、僵硬的管理。希望我们共同努力，同心同德，不断保持发展好的工作作风，协力打造优质服务的机关品牌，为推进学校各项事业发展作出积极的贡献，为学校优秀文化传统增添荣光。
